厂商及供应商来访接待制度

 
为规范医院厂商、供应商（以下统称“供应商”）来访接待工作，强化廉洁从业管理，防范商业贿赂与廉政风险，维护正常医疗秩序与医院合法权益，依据《医疗机构工作人员廉洁从业九项准则》等规定，参照国家药品监督管理局、公安部、国家卫生健康委员会等7部门联合印发的《医药代表管理办法》，结合本院实际，制定本制度。
本制度适用于所有到本院开展业务洽谈、产品推广、技术交流、售后维护等活动的药品、医疗器械、医用耗材、设备、信息化软硬件、后勤物资、工程服务等供应商及其代表，以及医院所有参与接待的部门与工作人员。
合规预约：来访须提前预约审批，无预约不接待。
三定三有：定时间、定地点、定人员；有预约、有流程、有记录。
集体接待：单次接待本院人员不少于2人，严禁单人私下接待。
来访须提前3－7个工作日预约，邮箱提交供应商来访申请，明确来访单位、人员、时间、事由、产品清单及对接部门。药品供应商向药剂科预约；设备、耗材、试剂供应商向医工部预约；信息化、后勤、工程类供应商向对应归口部门预约；未预约、备案信息不全或不符合要求的，一律不予接待。对接部门应每周处理回复预约事宜，邮件形式回复，可予以接待的，回复应明确时间地点及携带证件资料的具体要求。
医工部邮箱：dxqzxyjhygb@163.com
药剂科邮箱：dxqzxyjhyyyjk@126.com
总务科邮箱：dxqzxyzwk8027@126.com
信息科邮箱：dxqzxyxxk@163.com
企业营业执照、生产／经营许可证、产品注册证／备案凭证、GMP／GSP认证证书复印件（加盖公章）。
法人授权委托书（明确授权范围、期限）、被授权人身份证复印件、医药代表备案信息（药品类）。
廉洁承诺书（加盖企业公章，承诺无商业贿赂、不赠送财物等）。
产品说明书、技术参数、彩页等资料。
供应商及代表实行年度备案制，每年1月更新备案信息；中途更换代表须及时变更备案，未备案代表禁止来访。
固定接待日：每周二下午14:00－17:00、每周四上午9:00－11:30（节假日顺延）。特殊紧急事项（如设备抢修、应急物资供应），经分管领导审批可临时安排。
固定接待区：医院第四、五会议室，严禁在诊疗室、护士站、病房、走廊、食堂等区域接待或交流。
由归口部门负责人＋业务骨干组成，不少于2人；涉及临床需求的，可邀请相关科室负责人参加。接待人员仅交流业务相关内容，不讨论无关话题。
      对首次在本单位开展药品、耗材、外包服务等推广活动的企业代表，必须经由归口管理部门进行登记。未予登记的，不得开展相关活动。针对医药代表，药剂科应通过医药代表备案平台（https://pharmareps.cpa.org.cn）核对医药代表身份信息，并留存资料备查。
签到核验：来访代表出示身份证、授权委托书原件，核对预约备案信息，签署《来访登记表》。
资料提交：提交备案材料复印件（加盖公章），产品资料一式两份。
交流洽谈：围绕产品质量、价格、售后服务、学术价值等业务内容沟通。
记录归档：接待结束后，填写《供应商接待记录表》，附签到表、由归口部门归档备查，保存期不少于3年。
未经预约、备案私自来访，或在非指定区域逗留、推销、发放宣传资料。向本院工作人员赠送现金、礼品、有价证券、消费卡、土特产等财物，或提供宴请、旅游、娱乐、回扣、返利等不正当利益。
与工作人员私下接触、单独会面，或委托非对接人员中转利益、传递信息。提供虚假资质、伪造备案信息，或冒用他人身份来访。干扰正常医疗秩序，纠缠、胁迫工作人员，或进行商业诋毁、不正当竞争。
私自接待无预约、无备案供应商，或单人私下接待、单独会面。
接受供应商财物、宴请、旅游等不正当利益，或索要回扣、提成、好处费。为供应商违规提供便利，泄露医院采购计划、预算、评标信息等涉密内容。参与供应商组织的商业推广、促销活动，或为供应商产品违规宣传、背书。隐瞒不报供应商违规行为，或包庇、纵容违规接待、利益输送行为。
设备安装、维修、技术支持等技术人员，凭相关证件经归口部门审核后，可进入指定区域作业，并由本院工作人员陪同。
参加本院公开招标、采购评审等活动的供应商，按采购相关规定执行，不适用本制度日常接待条款。
本制度由党委会讨论通过，院纪检部门负责监管，本制度自2026年8月1日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

附件1《医药代表管理办法》：/Upload/file/20260727/20260727093803_6276.pdf
附件2《供应商代表来访接待预约登记表》：/Upload/file/20260727/20260727093819_1737.docx